Bagaimana . Penataan File Dengan Sistem Abjad?
. Penataan File dengan Sistem Abjad
File yang ditata dengan sistem huruf terdiri atas banyak bab kecil yang mewakili satu bab abjad. Setiap bab huruf tidak selalu berupa sebuah huruf dalam abjad. Teknik penataan dan peralatan yang dibutuhkan sebagai diberikut :
1) Guide
Guide berfungsi memmenolong petugas dalam menyimpan dan menemukan kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain. Penempatan guide yang sempurna akan mengurangi waktu yang tersita dalam pencarian huruf/nama yang dibutuhkan. Guide dalam metode penyimpanan huruf dibedakan menjadi dua tipe menurut isinya yaitu yang meliputi huruf dan yang meliputi kata/nama/masalah. Guide yang dibutuhkan sebagai diberikut :
a) Guide Utama/Guide Primer
Guide utama mewakili tiruana bab kelompok berkas secara garis besar. Guide A1 dan B2 pada posisi pertama ialah guide utama. Jika volume berkas individu di perusahaan dalam file penyimpanan kecil, maka spesialuntuk guide utama yang dibutuhkan untuk membagi file/berkas dalam beberapa bab alpabet. Dalam sistem ini, guide sebaiknya memakai warna tertentu.
Seperangkat guide dipakai untuk membagi alpabet dalam bagianbagian yang tidak sama. Perangkat yang paling sederhana ialah 23 atau 25 bagian. Guide mempunyai sebuah tab untuk menulis salah satu huruf dari A hingga W, sebuah tab dengan label MC, dan tab selesai dengan kombinasi XYZ. melaluiataubersamaini cara ini, ratusan folder dengan nama yang diawali huruf besar A akan sanggup dibedakan antara kelompok satu dengan kelompok yang lain. Selain itu hal ini akan mempunyai kegunaan untuk memmenolong penyimpanan kembali surat/warkat pada daerah penyimpanan yang sempurna dalam suatu bagian.
Sesudah mempelajari sistem ini, akan diketahui bahwa ada beberapa bab dari alpabet yang mempunyai lebih banyak sub bab daripada bab alpabet yang lain menyerupai alpabet B, H, S, dan W. Sub bab dalam kelompok surat ini dibutuhkan alasannya ialah ada banyak nama-nama yang dimulai dengan huruf-huruf ini. Sebaliknya, nama-nama yang dimulai dengan huruf awal O, Q, U, X, Y, Z lebih sedikit frekuensinya, sehingga kelompok surat ini tidak terlalu memerlukan sub-sub bagian.
Guide dilengkapi dengan huruf yang tercetak pada tab-tab. Tab akan mempergampang dikala akan menyelipkan berkas untuk menawarkan bab yang sempurna sesuai dengan alpabet. Selain itu guide juga berfungsi untuk menjaga supaya berkas tetap berdiri, rapi, dan praktis ditata serta ditemukan kembali. Karena itu guide perlu mempunyai bentuk yang tebal dan kaku sehingga penataan dan inovasi kembali berkas akan menjadi efisien.
b) Guide Pemmenolong (Auxilary Guide)
Guide pemmenolong dibutuhkan supaya inovasi arsip sanggup dilakukan dengan lebih cepat. Guide pemmenolong atau disebut juga guide sekunder alasannya ialah letak dan posisinya mengikuti atau ada di belakang guide primer. Guide pemmenolong ini dibentuk alasannya ialah volume berkas individu dalam file penyimpanan besar. Guide ini berfungsi
menunjukkan lokasi kelompok folder individu atau instansi yang terdiri atas jumlah surat yang banyak; melihatkan bab duduk kasus tertentu, menyerupai perlengkapan bidang yang sanggup disusun dan ditemukan menurut abjad; menawarkan bab yang mempunyai indeks nama depan yang sama Guide ini menawarkan hal yang umum yang kemudian diikuti dengan kelompok surat yang diawali dengan huruf/kata yang sama, yang ialah sub bab dari berkas itu. Di bab General A misalnya, di belakangnya diikuti General Appliance, General Aquamarine, General Asbeston dan seterusnya.
c) Guide Keluar dan Lembar Keluar (out guide dan out sheet)
Guide Keluar (out guide) ialah guide yang dipergunakan sebagai petunjuk kelompok berkas yang sedang dipinjam atau sedang tidak berada di daerah penyimpanannya. Agar praktis terlihat dan terbaca guide ini didiberi warna khusus yang mencolok. Guide keluar akan tetap terus berada di daerah penyimpanan hingga kelompok berkas yang dipinjam dikembalikan ke daerah penyimpanan tersebut.
Lembar keluar (out sheet) berfungsi sama dengan guide keluar yaitu menggantikan berkas yang sedang dipinjam atau yang sedang keluar dari daerah penyimpanan. Namun perbedaannya ialah bahwa guide keluar berfungsi untuk menggantikan sekelompok berkas yang sedang dipinjam, sedangkan lembar keluar berfungsi untuk menggantikan selembar arsip yang sedang dipinjam. Sumber https://kumpulantugasekol.blogspot.com
File yang ditata dengan sistem huruf terdiri atas banyak bab kecil yang mewakili satu bab abjad. Setiap bab huruf tidak selalu berupa sebuah huruf dalam abjad. Teknik penataan dan peralatan yang dibutuhkan sebagai diberikut :
1) Guide
Guide berfungsi memmenolong petugas dalam menyimpan dan menemukan kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain. Penempatan guide yang sempurna akan mengurangi waktu yang tersita dalam pencarian huruf/nama yang dibutuhkan. Guide dalam metode penyimpanan huruf dibedakan menjadi dua tipe menurut isinya yaitu yang meliputi huruf dan yang meliputi kata/nama/masalah. Guide yang dibutuhkan sebagai diberikut :
a) Guide Utama/Guide Primer
Guide utama mewakili tiruana bab kelompok berkas secara garis besar. Guide A1 dan B2 pada posisi pertama ialah guide utama. Jika volume berkas individu di perusahaan dalam file penyimpanan kecil, maka spesialuntuk guide utama yang dibutuhkan untuk membagi file/berkas dalam beberapa bab alpabet. Dalam sistem ini, guide sebaiknya memakai warna tertentu.
Seperangkat guide dipakai untuk membagi alpabet dalam bagianbagian yang tidak sama. Perangkat yang paling sederhana ialah 23 atau 25 bagian. Guide mempunyai sebuah tab untuk menulis salah satu huruf dari A hingga W, sebuah tab dengan label MC, dan tab selesai dengan kombinasi XYZ. melaluiataubersamaini cara ini, ratusan folder dengan nama yang diawali huruf besar A akan sanggup dibedakan antara kelompok satu dengan kelompok yang lain. Selain itu hal ini akan mempunyai kegunaan untuk memmenolong penyimpanan kembali surat/warkat pada daerah penyimpanan yang sempurna dalam suatu bagian.
Sesudah mempelajari sistem ini, akan diketahui bahwa ada beberapa bab dari alpabet yang mempunyai lebih banyak sub bab daripada bab alpabet yang lain menyerupai alpabet B, H, S, dan W. Sub bab dalam kelompok surat ini dibutuhkan alasannya ialah ada banyak nama-nama yang dimulai dengan huruf-huruf ini. Sebaliknya, nama-nama yang dimulai dengan huruf awal O, Q, U, X, Y, Z lebih sedikit frekuensinya, sehingga kelompok surat ini tidak terlalu memerlukan sub-sub bagian.
Guide dilengkapi dengan huruf yang tercetak pada tab-tab. Tab akan mempergampang dikala akan menyelipkan berkas untuk menawarkan bab yang sempurna sesuai dengan alpabet. Selain itu guide juga berfungsi untuk menjaga supaya berkas tetap berdiri, rapi, dan praktis ditata serta ditemukan kembali. Karena itu guide perlu mempunyai bentuk yang tebal dan kaku sehingga penataan dan inovasi kembali berkas akan menjadi efisien.
b) Guide Pemmenolong (Auxilary Guide)
Guide pemmenolong dibutuhkan supaya inovasi arsip sanggup dilakukan dengan lebih cepat. Guide pemmenolong atau disebut juga guide sekunder alasannya ialah letak dan posisinya mengikuti atau ada di belakang guide primer. Guide pemmenolong ini dibentuk alasannya ialah volume berkas individu dalam file penyimpanan besar. Guide ini berfungsi
menunjukkan lokasi kelompok folder individu atau instansi yang terdiri atas jumlah surat yang banyak; melihatkan bab duduk kasus tertentu, menyerupai perlengkapan bidang yang sanggup disusun dan ditemukan menurut abjad; menawarkan bab yang mempunyai indeks nama depan yang sama Guide ini menawarkan hal yang umum yang kemudian diikuti dengan kelompok surat yang diawali dengan huruf/kata yang sama, yang ialah sub bab dari berkas itu. Di bab General A misalnya, di belakangnya diikuti General Appliance, General Aquamarine, General Asbeston dan seterusnya.
c) Guide Keluar dan Lembar Keluar (out guide dan out sheet)
Guide Keluar (out guide) ialah guide yang dipergunakan sebagai petunjuk kelompok berkas yang sedang dipinjam atau sedang tidak berada di daerah penyimpanannya. Agar praktis terlihat dan terbaca guide ini didiberi warna khusus yang mencolok. Guide keluar akan tetap terus berada di daerah penyimpanan hingga kelompok berkas yang dipinjam dikembalikan ke daerah penyimpanan tersebut.
Lembar keluar (out sheet) berfungsi sama dengan guide keluar yaitu menggantikan berkas yang sedang dipinjam atau yang sedang keluar dari daerah penyimpanan. Namun perbedaannya ialah bahwa guide keluar berfungsi untuk menggantikan sekelompok berkas yang sedang dipinjam, sedangkan lembar keluar berfungsi untuk menggantikan selembar arsip yang sedang dipinjam. Sumber https://kumpulantugasekol.blogspot.com
Post a Comment for "Bagaimana . Penataan File Dengan Sistem Abjad?"